Уроки предпринимательства: как переписываться с бизнес-партнерами

Уроки предпринимательства: как переписываться с бизнес-партнерами

Главный редактор онлайн-издания 99U Джоселин Глей советует, как формулировать просьбы в электронных письмах.

Большинство электронных писем оказываются на помойке еще до прочтения. Кроме спама — это предложения, обращения и фидбэк. А чаще всего там оказываются письма-просьбы. Потому что их надо уметь писать.

1. Сделайте так, чтобы адресату было легко согласиться

В электронных письмах мы часто обращаемся к людям с просьбами и предложениями, но при этом недостаточно ясно проговариваем, каких именно действий мы от них хотим. Вместо того чтобы ответить нам согласием, наш адресат в лучшем случае будет тратить время на дальнейшие уточнения, а то и вообще не отреагирует. В сообщении нужно четко сформулировать просьбу, на которую можно дать непосредственный утвердительный ответ.

2. Придумайте интересную тему сообщения

Заголовок сообщения важен, как и любой заголовок. Он может не только заранее определить отношение адресата к сообщению, но и повлиять на то, будет ли оно вообще прочитано. Как правило, ценится ясность и лаконичность темы, но также важно избегать шаблонных формулировок. Не стоит упускать шанс заинтересовать или даже заинтриговать адресата элегантно сформулированным названием.

3. Заручитесь доверием

Когда люди читают электронные письма от незнакомых лиц, у них часто возникает молчаливый вопрос: «Что мне с того?». Чтобы преодолеть первичное недоверие адресата, нужно сообщить ему информацию, которая убедит его, что с вами стоит иметь дело. Например, если вы предлагаете сотрудничество с вашей организацией, вам следует знать основные факты, свидетельствующие о ее успешности. Другой способ заручиться доверием человека — дать ему понять, что вы знакомы с его профессиональной деятельностью и интересуетесь ею.

4. Высказывайтесь кратко и по сути

Не следует рассчитывать на то, что адресат прочтет ваше сообщение целиком. Старайтесь изложить основное его содержание уже в первых двух предложениях. Если ваша просьба все же требует определенного введения, пишите как можно короче и выделяйте главное с помощью форматирования (например, жирным шрифтом). Именно просьбу следует сделать особенно четкой и заметной.

Уроки предпринимательства: как переписываться с бизнес-партнерами

5. Если можете, установите дедлайн

Обычно люди стесняются назначать дедлайны в электронных письмах, особенно когда пишут кому-то впервые. Однако для деловых людей дедлайны являются полезными инструментами самоорганизации. Задачи, которые необходимо выполнить в конкретный срок, воспринимаются как приоритетные, а более абстрактные просьбе нередко откладываются в долгий ящик. Назначая дедлайн, вы помогаете человеку эффективно обработать Ваш запрос.

6. Будьте интересными и заинтересованными

Не отсылайте шаблонных сообщений. Дайте человеку понять, что вы о нем что-то знаете. Не лишним будет объяснить, почему вас интересует именно он, а также почему вы можете быть интересными для него. Попробуйте установить с ним контакт — общайтесь осмысленно, вдумчиво и остроумно.

7. Никогда не используйте слово «синергия»

Ничто в электронной переписке не настораживает как слово «синергия». Человек, который его употребляет, формулируя просьбу, дает понять, что не способен предложить ничего конкретного. Если хотите положительной реакции со стороны адресата, проявите к нему уважение и обдумайте как следует свою просьбу или предложение.

8. Просмотрите ваше сообщение на телефоне

Если вы видите свое важное прошение на десктопе компьютера, не забывайте, что с большой вероятностью его будут читать с мобильного устройства. То, что на большом экране выглядит читаемо, на экране мобильного может показаться бесконечной «простыней». Вы уже должны были сделать свое сообщение как можно короче, но просмотрите его на телефоне и, если надо, сократите еще.

И только теперь отсылайте.

Татьяна Индина: Правила деловой переписки

Ключевые слова:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *